网站上线管理101-第四件:架设一套issue tracking system

收藏文章 点赞鼓励

第四件事:架设一套issue tracking system

你用什么工具来管理软件专案的进度呢?我曾经一度认为使用issue tracking 管理专案进度,是一件天经地义的事。大家都是这么做的,所以这个题目没什么好谈的。

后来,我才发现这个印象大错特错...

绝大多数人真的只用emailcc来管理专案,that is all。

ps:issue真的太多的话,他们会改用excel!!!

what is issue tracking system?

issue tracking system,顾名思义就是记录、追踪问题的系统。Tower,Teambition、Redmine...等等这几套软体,都是知名的的issue tracking system。

一套合格的issue tracking system的issue至少可以要可以记录这些内容:

  • issue的主体
  • issue的内容
  • issue现在的状态(新建立、已指派、已接近、已回应、已结束、已搁置...etc)
  • issue优先级(正常、重要、紧急、轻微、会挡路...etc)
  • issue发生的日期
  • issue希望解决日期
  • issue被分派给谁
  • issue的附件
  • issue的观察者有谁

为什么email不管用?

常人使用的email管理法其实会有几个很大的缺点:

丧失时间感、无确切完成时间

专案中最珍贵的资源无非是时间。仅使用email往来,会造成一个严重的假象:大家一直有信件往来,所以整件事是有进度的,但其实专案进行的速度却是止步...

后面的原因其实是因为:回信是一个顺序执行动作,当一方回了,下一方才能决定要做什么,要回什么。什么时候再回(有空回,做完回?)其实没什么人知道。通常一个来回就要搞掉一个上午,甚至一个整天。但其实整件事没什么进展。

无确切执行人

有的email,cc者一大堆:A先指派了B作这个工作,但B做到一半觉得需要C的活力支援,于是把C加入到这个讨论串里。 C做到一半觉得不妥,请示长官D要如何配合这个专案。往往一整个email牵扯了一大堆人进去,大家讨论来讨论去,好不热闹。

但是呢...谁需要去执行,哪些事需要被执行,什么时候这些事需要被执行完毕?在这一整个串里面完全被模糊掉了。

泄密

cc者一大堆。怎么分的清谁有权知道、谁无权知道这一串信里面提到的执行事项?

优先权的分配

一个专案同时可能有几十上百条待处理事项需要被执行。请问哪一条需要被优先执行?他们的优先权又是什么标准觉得的呢?

处理事项目前的执行状态

一个较具规模的专案,可能不止一个人参与(多个RD个多个美术)。到底谁正在执行什么项目,会不会相撞(项目、执行者)?什么项目其实已经完工了,需要被archive起来?资讯有没有outdate问题?

email+excel其实不够用...

what you need: Project Management Tool

其实由这一连串的问题整理下来,可以清楚的发现,一个专案需要的是什么?这也是Project Management Tool可以提供给你的东西。

与其说Tower、Redmine是issue tracking system,更精确的来说,他们应该被称为专案管理工具

要能够让专案项目由计划且顺利的被执行,需要

  • 一个地方可以透明的列出所有需要被执行的列表(issue list)
  • 一个地方可以列出阶段内需要被执行的项目(issue milestone)
  • 一个可以记录内容、状态、优先级、日期、分派者、观察者、执行者,且有permalink、权限控管,且让大家可以讨论执行项目谢姐的地方。(issue ticket)
  • 可以cross reference或者具有子票功能
  • 图个地方可以整理统合所有的相关资讯。(wiki功能)
  • 一个地方可以看到今天自己需要focus进行哪些项目(issue personal dashboard)
  • 一个可以让manager可以看到自己的employee正在进行哪些项目,这些项目目前的状态是什么。(issue query)

至于我个人一直以来偏好的系统,就是Redmine。尤其是近一两年的版本,Issue Query的加强和子票/相关票的功能被开发出来,让我在专案管理上更加的得心应手。

简单归纳

专案往往会搞到失火,或是时间不够。问题往往处在整个专案之间的不透明。

  • 搞不清总共有多少事需要完成
  • 搞不清目前这件事的进行状态
  • 搞不清楚今天要进行哪些事
  • 搞不清楚现在正在做的事,是否跟目前的大局有强大的正关联
  • 搞不清哪些事情必须在何时就需要确切的被完成,否则就会产生重大风险

要让专案顺利上线,一个好的issue tracking system 是不能少的啊。

注1:我一直以为装个issue tracking system 是常识。为什么会写这种常识登记的东西?因为我发现者完全不是常识,特别对PM来说不是常识,颠覆我的认知...OMG!之前在某社区服务时,就发现他们竟然没有这种东西,提议要部门内架设,还被当作时异类。接着所有的高阶主管讨论了超过一个月才勉强决定装issue tracking。接着又花了2个月的时间讨论装哪一套issue tracking,再花了一个月才把决定好的issue tracking架设起来。真是叹为观止!...实在受不了这种低效率,最后早早say bye。

参考文献

评论区